概述 | Overview
檔案數(shù)字化，就是利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)將紙質(zhì)、照片、底片等載體上的檔案信息作數(shù)字化處理，生成數(shù)字影像文件進(jìn)行存儲(chǔ)，并將檔案檢索信息輸入計(jì)算機(jī)，采用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理和開(kāi)發(fā)利用。
工作流程 | Work Process
檔案分類(lèi)整理：按照檔案情況，年度、類(lèi)別、長(zhǎng)短期等進(jìn)行分類(lèi)整理，將部門(mén)編制不統(tǒng)一的進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)，以便數(shù)字化后方便查找與管理。
檔案交接：分類(lèi)整理后的檔案按年度、類(lèi)別提出，提卷時(shí)數(shù)字化加工方的提卷人員按照要求，編寫(xiě)檔案的頁(yè)號(hào)和需要掃描錄入的文件頁(yè)號(hào)后及抽取不需掃描的頁(yè)面，并按實(shí)際頁(yè)數(shù)填寫(xiě)詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。
標(biāo)引著錄：標(biāo)引著錄是為了方便查閱與管理，對(duì)文字錄入的準(zhǔn)確性要求較高，實(shí)際項(xiàng)目中將會(huì)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制作相應(yīng)的《文字錄入工作說(shuō)明書(shū)》，供錄入員和校對(duì)人員參考。
檔案拆分：檔案拆分前要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，編制總頁(yè)號(hào)后，要從中選中需要掃描的頁(yè)面。再一次編制所需掃描的頁(yè)號(hào)，兩個(gè)頁(yè)號(hào)需要用鉛筆的顏色或位置區(qū)分，以確保檔案還原時(shí)能夠清楚區(qū)別和核實(shí)頁(yè)數(shù)，檔案拆分時(shí)要嚴(yán)格按照要求對(duì)不需掃描的頁(yè)面進(jìn)行標(biāo)注。
檔案的掃描：原件的掃描與存儲(chǔ)格式完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。掃描使用金檔科技自主研發(fā)的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定義，如自動(dòng)傾斜校正、自動(dòng)去污、自動(dòng)分文件等批處理功能。在由系統(tǒng)自動(dòng)處理功能的同時(shí)，掃描人員根據(jù)原件的實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整，如超大頁(yè)面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時(shí)可根據(jù)不同原件的情況，調(diào)整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無(wú)損。
圖像處理：采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美。通過(guò)校對(duì)系統(tǒng)對(duì)圖像進(jìn)行校對(duì)，確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗(yàn)。在校對(duì)時(shí)發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時(shí)返回前一工序進(jìn)行改正。
質(zhì)量檢驗(yàn)：對(duì)掃描處理完成后的圖像頁(yè)面進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)檔案拆分、掃描、修正、去污、圖像的處理以及文本和圖像頁(yè)的匹配等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)。對(duì)文本域錄入與文本錄入域的標(biāo)引、文件的頁(yè)號(hào)及頁(yè)數(shù)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)掃描前的圖像頁(yè)的標(biāo)引與掃描后的圖像頁(yè)的編號(hào)與頁(yè)數(shù)進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記并退回上一流程重新處理。
圖像與索引掛接：文本域錄入和掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品，按年度進(jìn)行文字圖像與系統(tǒng)的掛接，不需手工掛接即可實(shí)現(xiàn)文本與圖像頁(yè)與系統(tǒng)的掛接。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收，對(duì)各種使用習(xí)慣逐頁(yè)進(jìn)行檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后移交驗(yàn)收小組驗(yàn)收。
案卷整理還原：檔案整理工作嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有序的整理，公司安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)案卷整理與還原。
